Как часто компаниям в своей работе приходится сталкиваться с вопросами обязательной документации различных деловых вопросов и процессов! Порой от этого никуда не деться – согласно законодательства организации в обязательном порядке должны вести отчетность в установленной форме. Но ведь зачастую львиную долю в типичных деловых процессах занимает ведение бумажной документации для решения внутренних вопросов – начиная от заявки на отпуск и заканчивая сложными деловыми процессами типа проведения совета акционеров предприятия.
Значительно облегчить решение подобных рутинных бюрократических вопросов поможет автоматизация деловых процессов при помощи внедрения в компании корпоративного портала, работающего на платформе Microsoft SharePoint. Подобное решение позволяет создать, по сути дела, единое окно, единую точку доступа ко всей необходимой информации предприятия, и связать в одно целое все информационные потоки компании. Отпадает необходимость во многих бумажных процедурах – незачем писать заявку на командировку на бумаге, выстаивать очередь под кабинетом начальника, выбивать деньги в бухгалтерии, тратя на это уйму рабочего времени. Теперь подобные процедуры требуют 2-3 кликов мышки – далее корпоративный портал на SharePoint позаботится обо все сам: вовремя отправит заявку на утверждение, сформирует необходимые бронирования транспорта и денег, и поможет создать отчет по завершении командировки. Именно такие удобные и практичные корпоративные порталы предлагает компания Лизард Софт.
Дополнительное использование в рамках портала SharePoint средств автоматизации деловых процессов, таких как Nintex WorkFlow, позволяет значительно ускорить создание разнообразных бизнес-процессов. Так, Nintex WorkFlow обладает простым и понятным интерфейсом, в котором без труда разберется любой опытный пользователь компьютера. Чтобы составить новый автоматизированный рабочий процесс на портале, например, для сбора и утверждения заявок на канцтовары, секретарь может самостоятельно в течении получаса успешно создать подобный деловой процесс на портале SharePoint при помощи обычного броузера.
Для этого из библиотеки готовых элементов Nintex необходимо добавить основные этапы процесса – кто создает заявку, что именно должно быть в заявке, и т.п. После этого нужно установить, кто именно из руководства одобряет или отклоняет такую заявку, и какие извещения по электронной почте отправляются необходимым должностным лицам. Проверить работоспособность нового автоматизируемого делового процесса на корпоративном портале SharePoint можно в режиме реального времени – весь процесс наглядно отображается в окне браузера, и сразу видно, на каком именно этапе выполнения остановился процесс.
Такая автоматизация деловых процессов рядовыми сотрудниками компании позволяет не только экономить время, но и значительно сократить и уменьшить рутину, а также позволяет сэкономить бюджет организации благодаря тому что компания в вопросах автоматизации обходится своими силами.
